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Imprimir páginas determinadas
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Para imprimir solo algunas páginas, algunas de las propiedades del documento o los comentarios y las marcas de revisión, haga clic en la flecha en Configuración, junto a Imprimir todas las páginas (opción predeterminada), para ver todas las opciones.
Para imprimir solo algunas páginas, realice una de las siguientes acciones:
Para imprimir la página que se muestra en la Vista previa, seleccione Imprimir página actual.
Para imprimir páginas consecutivas como de la 1 a la 3, seleccione Impresión personalizada e escriba el primer y el último número de página en el cuadro de Página.
Para imprimir páginas individuales y un intervalo de páginas (como, por ejemplo, página 3, y las páginas de la 4 a la 6) al mismo tiempo, seleccione Impresión personalizada y escriba los números de página y los intervalos separados por comas (por ejemplo 3, 4-6).
Utilice la página código de campo para agregar números de página a un encabezado o pie
Haga doble clic en el área de encabezado o pie de página (en la parte superior o inferior de la página) para abrir Herramientas para encabezado y pie de página.
Coloque el cursor allí donde quiera agregar el número de página. Para colocarlo en el centro o en la parte derecha de la página, haga lo siguiente:
Para colocar el número de página en el centro, en el diseño ficha, haga clic en Insertar pestaña Alineación > Centro > Aceptar.
Para colocar el número de página en la parte derecha de la página, en el diseño ficha, haga clic enInsertar pestaña Alineación, > Haga clic con el botón secundario > Aceptar.
En la pestaña Insertar, haga clic en Elementos rápidos y luego en Campo.
En la lista Nombres de campo, haga clic en Página y luego en Aceptar.
NOTAS: Para mostrar el número de página como Página X de Y, haga lo siguiente:
Escriba de después del número de página que acaba de agregar.
En la pestaña Insertar, haga clic en Elementos rápidos y luego en Campo.
En la lista Nombres de campo, haga clic en NumPages y, a continuación, en Aceptar.
Para cambiar el formato de numeración, en el diseño tab (en Herramientas de encabezado y pie), haga clic en Número de página > Formato del número de página.
Para volver al cuerpo del documento, haga clic en Encabezado y pie de página > Cerrar encabezado y pie de página
Las etiquetas agregan una capa de información denominada "semántica" a un documento PDF. Esta capa indica qué tipos de objetos se han incluido en un archivo, por ejemplo: encabezados, párrafos, imágenes y tablas. Cuando se guarda un archivo como PDF, la aplicación de Office identifica y etiqueta la semántica y la agrega al archivo. Las tecnologías de asistencia, como los lectores de pantalla y las lupas, pueden de este modo obtener acceso a las etiquetas y usarlas para presentar la información a los usuarios discapacitados. Si no se etiqueta el archivo, las tecnologías de asistencia podrían no comprender en qué contexto se encuentran algunas partes del texto y presentar al usuario una interpretación confusa del archivo. Incluso puede haber casos en los que el archivo sencillamente no se presente.
Puede preparar el archivo de origen para crear un archivo PDF accesible ejecutando el Comprobador de accesibilidad (a partir de las versiones 2010 de Excel, PowerPoint o Word) o ciñéndose a las directrices ofrecidas en los artículos siguientes:
Si está usando las versiones 2007 o posterior de Publisher o Visio, puede aplicar los principios indicados en los artículos anteriores a los archivos, como, por ejemplo, incluir texto alternativo para tablas e imágenes o usar estilos de encabezados y párrafos para bloques de texto antes de guardar el archivo en PDF.
ínculo a un archivo, página web o mensaje de correo en blanco
Seleccione el texto o la imagen que desee usar como vínculo, haga clic con el botón secundario en el texto o en la imagen y, luego, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual. También puede hacer clic en Insertar> Hipervínculo.
En el cuadro Insertar hipervínculo, realice una de las siguientes acciones:
Para crear un vínculo a un archivo o a una página web existente, haga clic en Archivo o página web existente y, luego, escriba una dirección URL en el cuadro Dirección. Si no conoce la dirección de un archivo, haga clic en la flecha de la lista Buscar en y busque el archivo deseado.
Para crear un vínculo a un lugar específico dentro del documento, haga clic en Lugar de este documentoy, luego, seleccione la ubicación del vínculo (como la parte superior del documento o un título específico).
Para crear un vínculo a un archivo que no se ha creado aún, haga clic en Crear nuevo documento, escriba el nombre del archivo nuevo en el cuadro Nombre del nuevo documento y, luego, en Cuándo modificar, haga clic en Modificar documento nuevo más adelante o Modificar documento nuevo ahora.
Para crear un vínculo a un mensaje de correo en blanco, haga clic en Dirección de correo electrónico y escriba una dirección de correo y un asunto para el mensaje. También puede elegir una dirección deDirecciones de correo utilizadas recientemente.
Para cambiar la información en pantalla que aparece al situar el puntero sobre el hipervínculo, haga clic en Información en pantalla y escriba el texto. Si no especifica una sugerencia, Word usa la ruta de acceso o la dirección del archivo como sugerencia.
En el cuadro Texto para mostrar, escriba el texto del vínculo que desee. En caso contrario, el texto mostrado será el mismo que la URL.
Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
SUGERENCIA: También puede crear un vínculo a un mensaje de correo en blanco si escribe la dirección en el documento. Por ejemplo, escriba alguien@ejemplo.com; Word creará el hipervínculo automáticamente, a menos que haya desactivado el formato automático de hipervínculos (instrucciones a continuación).
Creación de un hipervínculo a un lugar específico de un documento
Para crear marcadores necesita realizar dos pasos: marcar el destino del vínculo y, luego, agregar el hipervínculo. El hipervínculo puede estar dentro de un documento o entre documentos.
Paso 1: marcar el destino del vínculo
Primero, inserte un marcador o use un estilo de título para marcar el destino. Los estilos de título solo funcionan cuando se vincula a una ubicación dentro del documento actual.
Inserción de un marcador
En el documento actual o en el documento al que desee vincular, haga lo siguiente:
Seleccione el texto al que desee asignar un marcador o haga clic en el lugar donde desee insertar un marcador.
Haga clic en Insertar > Marcador.
En Nombre del marcador, escriba un nombre.
Los nombres de los marcadores deben comenzar con una letra y solo pueden contener letras, números y el símbolo de subrayado, por ejemplo, Primer_encabezado.
Haga clic en Agregar.
Aplicar un estilo de título
Cuando vincule a un lugar del mismo documento, puede aplicar uno de los siguientes estilos de título integrados al texto en el lugar al que desee ir. En el documento actual, haga lo siguiente:
Seleccione el texto u objeto a mostrar como hipervínculo.
Haga clic en Inicio y seleccione el estilo que desea en la galería de Estilos.
Paso 2: agregar un vínculo a un lugar del documento actual o en otro documento
Seleccione el texto o la imagen que desea usar como vínculo, haga clic con el botón secundario en el texto o la imagen y, luego, haga clic en Hipervínculo en el menú contextual.
En Vincular a, haga clic en Lugar de este documento o Archivo o página web existente para un lugar en otro documento.
Seleccione el archivo con el cual establecer el vínculo y, luego, haga clic en Marcador.
En la lista, seleccione el marcador o el título con el cual establecer el vínculo y, luego, haga clic en Aceptar.
Utilice la página código de campo para agregar números de página a un encabezado o pie
Haga doble clic en el área de encabezado o pie de página (en la parte superior o inferior de la página) para abrir Herramientas para encabezado y pie de página.
Coloque el cursor allí donde quiera agregar el número de página. Para colocarlo en el centro o en la parte derecha de la página, haga lo siguiente:
Para colocar el número de página en el centro, en el diseño ficha, haga clic en Insertar pestaña Alineación > Centro > Aceptar.
Para colocar el número de página en la parte derecha de la página, en el diseño ficha, haga clic enInsertar pestaña Alineación, > Haga clic con el botón secundario > Aceptar.
En la pestaña Insertar, haga clic en Elementos rápidos y luego en Campo.
En la lista Nombres de campo, haga clic en Página y luego en Aceptar.
NOTAS: Para mostrar el número de página como Página X de Y, haga lo siguiente:
Escriba de después del número de página que acaba de agregar.
En la pestaña Insertar, haga clic en Elementos rápidos y luego en Campo.
En la lista Nombres de campo, haga clic en NumPages y, a continuación, en Aceptar.
Para cambiar el formato de numeración, en el diseño tab (en Herramientas de encabezado y pie), haga clic en Número de página > Formato del número de página.
Para volver al cuerpo del documento, haga clic en Encabezado y pie de página > Cerrar encabezado y pie de página.
Seleccione el texto que desea incluir en la tabla de contenido y, luego, en la pestaña Inicio, haga clic en un estilo de título, como Título 1.
Haga esto para todo el texto que desea mostrar en la tabla de contenido.
Crear una tabla de contenido
Word utiliza los títulos del documento para generar una tabla de contenido automática que se puede actualizarcuando cambie el nivel, la secuencia o el texto del título.
Haga clic en el lugar donde desea insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento.
Haga clic en Referencias > Tabla de contenido y, luego, seleccione un estilo de Tabla de contenido automática de la lista.
NOTA: Si utiliza un estilo de Tabla de contenido manual, Word no usará sus títulos para crear una tabla de contenido y no podrá actualizarla automáticamente. En cambio, Word usará texto de marcador de posición para crear una tabla de contenido ficticia y tendrá que escribir manualmente cada entrada en ella.
Si desea aplicar formato o personalizar una tabla de contenido, es posible hacerlo. Por ejemplo, puede cambiar la fuente, la cantidad de niveles de título y si desea mostrar líneas de puntos entre las entradas y los números de página.
btenga una vista previa del documento antes de imprimirlo
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Imprimir páginas determinadas
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Para imprimir solo algunas páginas, algunas de las propiedades del documento o los comentarios y las marcas de revisión, haga clic en la flecha en Configuración, junto a Imprimir todas las páginas (opción predeterminada), para ver todas las opciones.
Para imprimir solo algunas páginas, realice una de las siguientes acciones:
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Para imprimir páginas consecutivas como de la 1 a la 3, seleccione Impresión personalizada e escriba el primer y el último número de página en el cuadro de Página.
Para imprimir páginas individuales y un intervalo de páginas (como, por ejemplo, página 3, y las páginas de la 4 a la 6) al mismo tiempo, seleccione Impresión personalizada y escriba los números de página y los intervalos separados por comas (por ejemplo 3, 4-6).
Si desea enviar un documento a varios usuarios por correo electrónico, pero quiere que esté personalizado (o sea, dirigirse a cada uno individualmente), use Word para crear una combinación de correspondencia. De esta forma, todos los mensajes que envíe tendrán la misma información, pero algunas partes serán exclusivas de cada mensaje.
Un ejemplo de esto puede ser un retiro de yoga anual que se celebrará próximamente: usted es el responsable de enviar la invitación a las personas que asistieron al evento el año anterior, 170 en total. En Word es muy fácil enviar esta invitación a todos los contorsionistas del grupo para que cada uno reciba un mensaje de correo personalizado que se dirija exclusivamente a ellos.
De modo esquemático, estos son los pasos básicos.
IMPORTANTE: Procure usar las mismas versiones de Word y Outlook: Word 2013 y Outlook 2013 o Word 2016 y Outlook 2016.
El proceso de combinación de correspondencia consiste en los siguientes pasos generales. Aunque pueda parecer complicado, resulta muy sencillo si se configuran algunas cosas.
Configurar el mensaje de correo. En este paso, abra un documento en blanco o cualquier otro documento de Word que ya esté creado para iniciar el proceso de combinación de correspondencia.
Conectar el mensaje a la lista de direcciones. La lista de direcciones es el origen de datos que Word usará en la combinación de correspondencia. Es un archivo que contiene las direcciones de correo a las que se enviarán los mensajes.
Configurar el documento principal del mensaje de correo
Inicie Word y cree el mensaje en un documento en blanco o en cualquier otro documento de Word que ya esté creado.
Haga clic en Correspondencia> Iniciar combinación de correspondencia> Mensajes de correo electrónico.
Conectar el documento del mensaje de correo a la lista
Ahora tiene que elegir a los destinatarios de un origen de datos (que es otra forma de denominar a una lista de contactos). Si aún no dispone de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia. Asegúrese de comprobar que el origen de datos tiene una columna para las direcciones de correo y que tiene la dirección de correo de todas las personas a las que quiere enviar el documento.
Haga clic en Envíos > Seleccionar destinatarios y elija el origen de datos que quiera usar:
Para usar las direcciones de correo de los contactos de Outlook, haga clic en Elegir de los contactos de Outlook. Si Word le pide que elija una lista de contactos o un perfil de Outlook, haga clic en la lista o perfil que quiera usar en la combinación.
IMPORTANTE: Procure realizar todos los cambios necesarios en la lista de contactos en Outlook antes de iniciar la combinación, ya que esta lista no se puede cambiar en Word.
Para usar una lista de direcciones que esté en una hoja de cálculo de Excel o una base de datos de Access, haga clic en Usar una lista existente y vaya a la lista.
Si todavía no tiene una lista de direcciones, haga clic en Escribir una nueva lista y rellene el formulario que abre Word. (La lista creada se guarda como un archivo de base de datos, o archivo .mdb, que se puede volver a usar. Obtenga más información sobre cómo configurar una lista de combinación de correspondencia en Word.)
NOTA: La próxima vez que quiera usar la lista para una combinación, haga clic en Envíos > Seleccionar destinatarios> Usar una lista existente y elija la lista que ha confeccionado.
Si ha hecho clic en Usar una lista existente, Word selecciona automáticamente a todas las personas que hay en la lista de su elección. Si tiene pensado usar la lista completa tal cual está, puede avanzar al siguiente paso.
Para acotar la lista de destinatarios, seleccione los nombres que desee en el cuadro Destinatarios de la combinación de correspondencia (para abrir estecuadro, haga clic en Envíos > Editar lista de destinatarios).
Estas son algunas formas de acotar la lista:
Seleccionar registros individuales Esto es lo más útil si la lista es corta. Active las casillas de los nombres de las personas que desee incluir y desactive las de los destinatarios que no quiera incluir.
Ordenar registros Haga clic en el encabezado de columna del elemento por el que desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabético ascendente (de la A a la Z). Vuelva a hacer clic en el encabezado de la columna para ordenar la lista en orden alfabético descendente (de la Z a la A).
Filtrar registros En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar. Esto resulta útil si la lista contiene elementos que no desea ver o incluir en la combinación. Tras filtrar la lista, active o desactive las casillas para incluir o excluir personas.
Agregar destinatarios Para agregar personas a la lista, en Origen de datos, haga clic en el nombre del archivo de datos. Haga clic en Editar> Nueva entrada y especifique la información sobre el destinatario. Para más información, consulte Agregar a una lista de direcciones de combinación de correspondencia.
Agregar marcadores de posición, o campos, al documento de mensaje de correo
Después de conectar el documento a la lista de direcciones, escriba el texto del mensaje.
Para personalizar cada mensaje, agregue campos de combinación de correspondencia del origen de datos. Por ejemplo, haga clic en Envíos > Escribir e insertar campos > Línea de saludo para agregar una línea con el nombre de la persona.
El cuadro Insertar línea de saludo se abre y en él puede escoger cómo dirigirse a la persona y cómo quiere que aparezca su nombre. Word insertará un marcador de posición en la línea de saludo y, después, incluirá cada nombre durante la combinación.
Puede agregar más campos del origen de datos; para ello, haga clic en Insertar campo de combinación y en el campo que quiera agregar. Para más información, consulte Insertar campos de combinación de correspondencia.
Formato
Un programa de hojas de cálculo como Excel almacena la información escrita dentro de las celdas como datos sin procesar. Cuando se combina información de una hoja de cálculo de Excel en un documento de Word, los datos sin procesar se combinan sin ninguna opción de formato de Excel. Si la hoja de cálculo incluye fechas, horas, valores de monedas o códigos postales que empiezan por 0, obtenga información sobre cómo dar formato a números, fechas y otros valores de la combinación de correspondencia.
Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla
Una vez agregados los campos al documento principal del mensaje de correo, puede obtener una vista previa de los resultados de la combinación. Cuando esté satisfecho con la vista previa, puede finalizar la combinación de correspondencia.
Obtener una vista previa de la combinación
Haga clic en Correspondencia y un par de grupos hacia la derecha verá Vista previa de resultados.
Ahora puede seguir uno de estos pasos o todos ellos:
Haga clic en Vista previa de resultados. (Esta opción solo está disponible si ha elegido uno o varios campos de marcadores de posición, como saludo, nombre, dirección, etc.).
Desplácese por los distintos mensajes de correo haciendo clic en las flechas azules.
Puede obtener una vista previa de un documento concreto haciendo clic en Buscar destinatario.
Modifique la lista de destinatarios (o sea, quién recibirá este mensaje) haciendo clic en Envíos > Editar lista de destinatarios.
Finalizar la combinación y enviar los mensajes
Haga clic en Envíos> Finalizar y combinar> Enviar mensajes de correo electrónico.
En el cuadro Para, seleccione el nombre de la columna de dirección de correo de la lista.
NOTA: Word envía un mensaje individual a cada dirección de correo electrónico. No se puede incluir a otros destinatarios como CC o CCO. Tampoco se pueden incluir datos adjuntos en el mensaje de combinación de correo electrónico.
En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje.
En el cuadro Formato de correo, haga clic en HTML o Texto sin formato para enviar el documento como cuerpo del mensaje de correo.
IMPORTANTE: Si envía el documento como mensaje de correo de texto sin formato, el mensaje no incluirá ningún tipo de formato ni gráficos.
Si es difícil leer el texto porque es muy pequeño, use el control deslizante del zoom en la parte inferior de la página para ampliarlo.
