Las etiquetas agregan una capa de información denominada "semántica" a un documento PDF. Esta capa indica qué tipos de objetos se han incluido en un archivo, por ejemplo: encabezados, párrafos, imágenes y tablas. Cuando se guarda un archivo como PDF, la aplicación de Office identifica y etiqueta la semántica y la agrega al archivo. Las tecnologías de asistencia, como los lectores de pantalla y las lupas, pueden de este modo obtener acceso a las etiquetas y usarlas para presentar la información a los usuarios discapacitados. Si no se etiqueta el archivo, las tecnologías de asistencia podrían no comprender en qué contexto se encuentran algunas partes del texto y presentar al usuario una interpretación confusa del archivo. Incluso puede haber casos en los que el archivo sencillamente no se presente.
Puede preparar el archivo de origen para crear un archivo PDF accesible ejecutando el Comprobador de accesibilidad (a partir de las versiones 2010 de Excel, PowerPoint o Word) o ciñéndose a las directrices ofrecidas en los artículos siguientes:
Si está usando las versiones 2007 o posterior de Publisher o Visio, puede aplicar los principios indicados en los artículos anteriores a los archivos, como, por ejemplo, incluir texto alternativo para tablas e imágenes o usar estilos de encabezados y párrafos para bloques de texto antes de guardar el archivo en PDF.
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